شعبان بلال (القاهرة)
يضع كثيرون خططاً لتحقيق أهدافهم، ويعقدون العزم على بداية جديدة، لكنهم يواجهون صعوبات بسبب ضعف تنظيم الوقت وتراكم المهام. في الحقيقة، الأمر ليس معقداً كما يبدو، كل ما تحتاجه هو أن تبدأ وتستمر بإصرار، وإليك بعض النصائح التي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة.
1 - مخطط يومي
تدوين المهام والأهداف يجعلها واضحة ويصعب تجاهلها، وهي خطوة صغيرة تُحدث فرقاً كبيراً، إذ إن هذا المخطط يُضفي وضوحاً كبيراً على مسؤولياتك ويساعدك على تحديد أولوياتك حقاً.
2 - مفكرة أو تطبيق
ليس من الجيد الاعتماد على الذاكرة فقط، استعِن بمفكرة أو أحد التطبيقات لتسجيل المهام اليومية أو الأسبوعية حسب خطتك.
دوِّن المهام المتكررة بانتظام في أيام محددة، لمدة شهر على الأقل، وحدِّد لنفسك مهمة واحدة صعبة كل يوم. بهذه الطريقة، لن تشعر بالإرهاق وستركز بشكل أفضل. بعدها أضف بضع مهام أصغر وأقل صعوبة كل يوم، وحاول تجميع المهام المتشابهة معاً. فإذا ركّزت على نوع واحد من العمل، ستنجزه بشكل أفضل، ولا تملأ جدولك اليومي بالكامل، وعليك أن تترك دائماً وقتاً للحالات الطارئة.
3 - تحديد المسؤوليات
ابدأ بالعمل والدراسة، ودوِّن المهام المتراكمة والمشاريع التي تنتظرك، بالإضافة إلى أنشطتك اليومية. قد يشمل ذلك كتابة التقارير الشهرية، وحضور الاجتماعات الدورية. افعل الشيء نفسه مع مسؤولياتك الشخصية، ودوِّن التزاماتك الحالية، بدءاً من حجز موعد مع الطبيب، وصولاً إلى شراء هدية، وكل ما يدور في ذهنك.
4 - التفويض أو طلب المساعدة
الآن وقت التخلّص من المهام غير المهمة، إما بتفويضها أو ببساطة عدم القيام بها. ليس عليك فعل كل شيء بنفسك، يمكنك تفويض العمل لأحد أعضاء الفريق، أو الاستعانة بشخص من خارج الفريق، أو عرض قائمة مهامك على مديرك وطلب ترتيب الأولويات معه.
5 - تقسيم المهام
هل تذكر ذلك الشعور عندما تكون أمامك مهمة كبيرة تؤجّلها باستمرار لأنك لا تعرف من أين تبدأ؟ لهذا السبب، من الضروري تقسيم المهام الكبيرة إلى أصغر أجزاء ممكنة، بشكل يجعلها لا تستغرق سوى بضع دقائق.